Как оформить и учесть расходы на диспансеризацию сотрудников

С 11 августа 2020 года работодатели обязаны предоставить сотрудникам от 40 лет и старше дополнительный выходной день, чтобы пройти диспансеризацию.

Кому предоставить дни для диспансеризации

Все работники вправе брать оплачиваемый выходной день в рабочее время, чтобы пройти диспансеризацию. Количество дней, которые работодатель должен предоставить, зависит от категории сотрудников – правила закреплены в статье 185.1 ТК:

• работающие пенсионеры и сотрудники предпенсионного возраста – два дня один раз в год;
• сотрудники от 40 лет и старше – один день раз в год;
• остальные сотрудники от 18 лет, – один день раз в три года.

Отпускать на диспансеризацию сотрудников, которым не исполнилось 18 лет, нельзя. Дело в том, что работодатель обязан отпускать сотрудников только на диспансеризацию, которая предусмотрена действующим законодательством в сфере охраны здоровья. То есть это осмотры и анализы по программе ОМС в районных поликлиниках по месту жительства или регистрации (ст. 46 Закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ, Порядок, утв. приказом Минздрава от 13.03.2019 № 124н). Такую диспансеризацию оплачивает государство за счет средств ОМС, и проводят ее только для граждан, которые рождены в определенные годы – с 1920-го по 2001-й. При этом диспансеризацию проводят для граждан в возрасте от 18 до 39 лет один раз в три года, а для граждан в возрасте от 40 лет и старше – ежегодно (п. 5 Порядка, утв. приказом Минздрава от 13.03.2019 № 124н). Поэтому пройти диспансеризацию сотрудник может только в том году, когда достиг нужного возраста. Например, сотрудник 1981 года рождения имеет право на диспансеризацию в течение 2020 года. Из общего правила проведения диспансеризации есть исключения. Так, льготные категории граждан могут проходить диспансеризацию ежегодно независимо от возраста. Например, к льготной категории относят инвалидов боевых действий и Великой Отечественной войны (п. 5 Порядка, утв. приказом Минздрава от 13.03.2019 № 124н). Поэтому если сотрудник не подходит по возрасту и не относится к льготным категориям, то он не имеет права на диспансеризацию в районных поликлиниках. А значит, предоставлять такому сотруднику выходные дни для диспансеризации в текущем году работодатель не обязан.Закон не обязывает работодателя письменно оформлять такой отказ (ст. 185.1 ТК). Однако работодатель вправе проинформировать сотрудника об отказе. Для этого можно написать резолюцию на самом заявлении сотрудника или оформить отдельное уведомление сотруднику в произвольной форме.

Какие документы оформить

Пропишите порядок использования дополнительных выходных дней для диспансеризации в локальном акте организации, например, в положении о диспансеризации. Такой документ не является обязательным, но поможет избежать разногласий и споров с сотрудниками по поводу использования дней на осмотр.

Чтобы использовать дополнительный выходной для диспансеризации, работник должен написать заявление и согласовать с работодателем дату либо дни осмотра. Форма заявления – свободная. Дополнительные документы оформлять не нужно. Так предусмотрено частью 3 статьи 185.1 ТК.

Сроки, когда работники должны подавать заявление о диспансеризации, укажите в положении о диспансеризации. Например, установите, что все сотрудники обязаны подавать заявления не позднее чем за три рабочих дня до прохождения диспансеризации. Данные условия не будут противоречить трудовому законодательству. Это следует из статей 8 и 185.1 ТК.

После диспансеризации работник должен представить документы о том, что он использовал выходной день именно для диспансеризации. Требовать такие бумаги работодатель вправе, если пропишет такую обязанность в локальных актах (ст. 185.1 ТК).

Как отметить в табеле 

В табеле учета рабочего времени (ф. 0504421) нет условного обозначения для дней диспансеризации. Введите его самостоятельно, закрепив в учетной политике. Например, код «Д» – диспансеризация. Такой порядок установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Как оплачивать время осмотров

За время диспансеризации выплачивайте сотрудникам средний заработок за счет работодателя (Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ, ст. 139 ТК). Средний заработок считайте по положению, утвержденному постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Подробно про расчет среднего заработка смотрите:

• Как определить заработок за расчетный период;
• Какое время работы включить в расчетный период;
• Как определить средний дневной или часовой заработок;
• Как рассчитать итоговую сумму;
• Как учесть премии;
• Как учесть изменение зарплаты.

Средний заработок выплачивайте в дни выплаты зарплаты: как за первую часть месяца – аванс, так и за вторую. Такие разъяснения приведены в письме Минтруда от 25.09.2019 № 14-2/ООГ-6492. Если опоздать с выплатой, будут штрафы.

Какая ответственность

Если не предоставить сотруднику дополнительные выходные дни для диспансеризации, работодателя привлекут к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП). Специальную ответственность за такое нарушение закон не устанавливает. Поэтому накажут по общей норме. Так, за первое нарушение – штраф:

• для должностного лица, например руководителя учреждения, – от 1000 до 5000 руб.;
• учреждения – от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное нарушение – штраф:

• для должностного лица, например руководителя учреждения, – штраф от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация сроком от одного года до трех лет;
• учреждения – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Такие правила – в частях 1 и 2 статьи 5.27 КоАП.

Отдельное наказание предусмотрено за то, что работодатель не вовремя выплатит или вообще не выплатит средний заработок за время диспансеризации. Это задержка зарплаты. За первое нарушение будет штраф:

• для должностного лица, например руководителя учреждения, – от 10 000 до 20 000 руб.;
• учреждения – от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное нарушение – штраф:

• для должностного лица, например руководителя учреждения, – штраф от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация сроком от одного года до трех лет;
• учреждения – штраф от 50 000 до 100 000 руб.

Такие правила – в частях 6 и 7 статьи 5.27 КоАП.

За задержку выплат в пользу работников также предусмотрена материальная и уголовная ответственность, другие санкции.

КВР и КОСГУ

Средний заработок сотрудникам за время диспансеризации выплачивайте по одному из элементов вида расходов:

– 111 – сотрудникам бюджетного, казенного или автономного учреждения;

– 121 – персоналу государственных (муниципальных) органов;

– 131 – военнослужащим и приравненным к ним лицам;

– 141 – сотрудникам государственных внебюджетных фондов.

В бухгалтерском учете и отчетности оплату среднего заработка отражайте по подстатье КОСГУ 211 «Заработная плата». Такой порядок – в пунктах 48.1.1.1, 48.1.2.1, 48.1.3.1, 48.1.4.1 Порядка применения КБК № 85н, пункте 10.1 .1 Порядка применения КОСГУ № 209н.